Las reuniones online son una herramienta muy potente en este momento para muchas empresas, pues algunas dependen de ello para poder continuar con su actividad. Por ello, es especialmente importante que esas reuniones vayan bien y funcionen de manera óptima, de otra manera perderán eficiencia.
Las videoconferencias ofrecen una sensación de inmediatez que las conferencias telefónicas no pueden brindar y generan grandes ahorros en comparación con los viajes para reuniones cara a cara. No obstante, las videoconferencias tienen su propio código de conducta y no hay que dejar que las pantallas pequeñas y una atmósfera que en ocasiones puede ser engañosamente informal nos jueguen una mala pasada.
Pero, ¿qué podemos hacer y qué no debemos hacer en una reunión online?, a continuación te damos unos tips para que tus reuniones online no te jueguen una mala pasada:
1-Probar el funcionamiento de la cámara y el micrófono
Parece algo obvio, pero por lo general desconocemos el estado o la configuración del audio y el video que ofrece nuestro equipo hasta el momento de la conexión. En aplicaciones como Skype o Zoom deberemos seleccionar cuál será la salida de video o micrófono que queremos usar, ya que en algunas ocasiones pueden haber varias como el micrófono nativo del ordenador o el de los auriculares.
2- Silenciar el micrófono cuando no se habla
Cuando se hace una videollamada de muchas personas, debido a las malas conexiones y el atropello por hablar, puede ser difícil entender al otro entre tanto ruido de ambiente, voces y sonidos. Por eso, si estamos escuchando al interlocutor y sabemos que no vamos a hablar ni preguntar, podemos colaborar al silenciar nuestro micrófono hasta el momento que deseemos participar de la conversación.
3- No hablar todos la vez: respetar turnos
En las reuniones online, esperar a que termine de hablar el otro para esperar nuestro turno puede ser algo vital dado que toda llamada de video tiene una demora o retraso.
4- Chequear los ruidos de ambiente
Es importante que las llamadas se hagan en un ambiente con poco ruido. Ya sea en un teléfono móvil o un ordenador, los micrófonos tienden a detectar más que el sonido de nuestra voz, ruidos exteriores como la televisión o las voces de personas que están a nuestro alrededor.
5- Escuchar al otro
En las reuniones de trabajo es vital prestar atención y escuchar lo que se dice en las llamadas. Las malas conexiones pueden hacer que no sea tan fácil descodificar con exactitud lo que se dijo, por lo que la completa atención es necesaria para no caer en el clásico «¿Puedes repetir lo que dijiste?». Esto puede hacernos quedar mal.
6- Evitar retirarse y dejar la cámara vacía
Es muy común en charlas de más de cuatro personas que alguno tenga que levantarse y deje la cámara vacía por un período de tiempo. Si tenemos cosas que hacer durante la reunión online, es probable que puedan esperar a cuando nos desconectemos, y en caso de ser importantes, podemos sino mutear el audio y bloquear la imagen por respeto a la persona que da la charla.
7- No estar haciendo otras cosas en simultáneo
Para causar una buena impresión profesional, es fundamental estar centrado en la reunión. Hay que evitar mirar a los lados y hacia abajo y por supuesto silenciar el móvil o las notificaciones para no desviar nuestra atención. Usar el teclado durante una videoconferencia no sólo genera un ruido molesto, sino que indica que estamos prestando atención y, además, el resto de los participantes podría suponer que estamos trabajando, en algo que no está relacionado con la conversación. Incluso si estás tomando notas, el golpeteo de las teclas puede distraer a los demás. Si necesitas tomar notas, es mejor hacerlo a mano.
8- El vestuario
Debe ser el que utilices habitualmente en tu trabajo, no hace falta más etiqueta, pero tampoco presentarse con la ropa de «andar por casa”
A la hora de vestir debemos tener en cuenta que no hay que llevar chaqueta, pero tampoco chándal. Lo correcto sería usar la ropa que habitualmente nos podríamos para ir a la oficina, que es además lo que esperan las empresas. Totalmente, de arriba a abajo, sin confiarnos en que no se nos ven las piernas, ya que puede darse el caso de que haya que levantarse por algún motivo y en ese momento se nos vería completamente en pantalla.
¡Ya tienes todo lo que necesitas! Pon en práctica estos consejos y lidera tu reunión online con confianza.
